КОМП-МАСТЕР СОЧИ
РЕМОНТ И ОБСЛУЖИВАНИЕ КОМПЬЮТЕРНОЙ ТЕХНИКИ В СОЧИ

Эффективная работа Microsoft Office

Отключение системы индексирования файлов MS Office

После установки MS Office рекомендуется удалять из автозагрузки программы "Быстрый запуск MS Office" и "Быстрый поиск файлов".
Программа установки MS Office 2000 добавляет в Панель управления элемент "Поиск файлов". При загрузке компьютера программа "Microsoft Office", расположенная в папке "Автозагрузка", автоматически запускает "Поиск файлов".
В процессе работы программа "Поиск файлов" создаёт скрытый индекс на каждом из жёстких дисков на вашем компьютере. Эти индексы содержат слова, заголовки и свойства OLE для каждого файла на диске. Наличие индексов позволяет использовать преимущества быстрого поиска и открытия файлов в диалоговых окнах "Открыть" Microsoft Office.
При попытке отключить "Поиск файлов" путём удаления программы "Microsoft Office" из автозагрузки могут возникнуть следующие проблемы:
·  Индексные файлы не удаляются с жёсткого диска. Их размер зависит от количества и размера документов и файлов, сохранённых на вашем компьютере.
·  Программы MS Office будут продолжать использовать существующие индексные файлы каждый раз, когда вы выбираете из меню "Файл" команду "Открыть". После удаления программы "Microsoft Office" из автозагрузки индексные файлы не обновляются автоматически при изменении документов. Это может помешать вам найти существующие файлы или вызывать дополнительные задержки при открытии файлов.
Поэтому для отмены индексирования выполните следующие действия:
1. Откройте в Панели управления элемент "Поиск файлов".
2. Выберите первый элемент в списке.
3. В меню "Индекс" запустите команду "Удалить индекс". В диалоговом окне "Удаление индекса" нажмите кнопку "ОК". В окне запроса на подтверждение удаления индекса нажмите кнопку "ОК".
4. Повторите шаги 2 и 3 для всех индексов в списке.
5. В меню "Индекс" снимите флажок "Запускать при загрузке".
6. В меню "Индекс" запустите команду "Закрыть и остановить".

Расположение папки "Мои документы"

MS Office после своей инсталляции обожает создавать в корневом каталоге диска, на который он установлен, каталог "Мои документы" (т.е. его, оффисовские документы :). После этого многие программы начинают предлагать юзеру сохранять свои документы именно там. Полное имя каталога хранится в разделе реестра
HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows\CurrentVersion\Explorer \User Shell Folders в строковом параметре "Personal".

Поиск файлов, содержащих заданный текст

При поиске файлов, содержащих заданный текст, Windows 95/98 не находит текст, записанный в кодировке Юникод. В этом формате обычно сохраняются документы программ семейства Office 97 (кроме программы Access, которая использует этот формат, начиная с Access 2000) и некоторых других. Вместо средств Windows 95/98 в таких случаях следует использовать средства поиска файлов, входящие в состав семейства Office (в окне "Открытие файла" щёлкните на кнопке "Отбор" и задайте необходимые параметры поиска).

Решение проблемы с нечитаемыми русскими именами файлов в окне "Открытие документа"

Если при выполнении операции "Файл" - "Открыть" из приложений MS Office 97 русские имена папок и файлов в стандартном окне "Открытие документа" не читаемы, то откройте Панель управления, выберите элемент "Язык и Стандарты", на вкладке "Регион и язык" выберите из раскрывающегося списка "Английский (США)", нажмите кнопку "ОК" и перезагрузите компьютер. Затем опять откройте Панель управления и установите язык "Русский" на той же вкладке "Регион и язык".
Если проблема не решилась, воспользуйтесь вторым способом. Откройте файл win.ini с помощью любого текстового редактора (например, Notepad.exe) и добавьте в раздел [FontSubstitutes] следующую строку:

Tahoma,0=Tahoma,204

Сохраните файл win.ini и перезагрузите компьютер.

Автозагрузка файлов в Word и Excel

Windows во время загрузки запускает программы и открывает документы, находящиеся в папке Автозагрузка. Точно так же Word и Excel при запуске открывают документы и шаблоны, запускают макросы и надстройки, находящиеся в папках автозагрузки отдельных программ или пакета в целом. Именно этот механизм использует множество программ, "встраивающих" свою функциональность в программы семейства Office (чаще всего - в Word). Они помещают в папки автозагрузки специальные файлы с макросами, шаблонами или библиотеками, и Word или Excel подключают их как свои собственные модули. Основные папки автозагрузки Office находятся в папке, где расположены файлы Office: обычно это C:\Program Files\Microsoft Office\Office. Word использует расположенную там папку Startup, а Excel - Xlstart. Кроме того, эти программы имеют свои дополнительные папки автозагрузки (в Word её расположение можно увидеть в настройках программы). По умолчанию в последних версиях Office эти папки имеют следующие адреса:
- для Word

в Windows 2000/XP
C:\Documents and Settings\имя пользователя\Application Data\Microsoft\Word\Startup;
в Windows 95/98/Ме, если профили пользователей отключены:
C:\Windows\Application Data\Microsoft\Word\Startup;
в Windows NT 4.0 и в Windows 95/98/Ме, если профили пользователей включены:
C:\Windows\имя пользователя\Application Data\Microsoft\Word\Startup;
- Excel использует папки, отличающиеся окончанием: Excel\Xlstart вместо Word\Startup.
Хотя в большинстве случаев папки автозагрузки используются сторонними программами, вы тоже можете применить их для автоматической загрузки документов, макросов и пр. Только имейте в виду, что вместо самих документов в папки целесообразно помещать их ярлыки. Особенно если включен режим создания резервных копий. Ведь тогда резервная копия окажется в той же самой папке автозагрузки и при запуске программы будет открыта вместе с основным документом. Если вы решите воспользоваться папкой автозагрузки, то целесообразно изменить её расположение на более легкодоступное и запоминающееся (это можно сделать в Word) или создать на Рабочем столе ярлык к ней.
Можно пропустить автозагрузку файлов, если при запуске Word или Excel удерживать нажатой клавишу [Shift].
Большинство советов в этой рубрике верно для любых версий Word, начиная, по крайней мере, с 6.0 для Windows. А в тех случаях, когда это не так, в советах указывается явным образом номер версии Word, для которой он предназначен.
Однако для более поздних версий такие советы, как правило, тоже будут верны. Таким образом, если в совете упоминается Word 97 (он же Word 8.0), то этот совет не будет работать в Word 95 (он же Word 7.0) и более ранних версиях, но, скорее всего, будет работать в Word 2000 (он же Word 9.0) и более поздних версиях.
Названия элементов интерфейса Word'а (пунктов меню, вкладок, опций и т.д.) приводятся обычно, как они указаны в русской версии Word 97, в других версиях эти названия могут немного отличаться, но, я думаю, вы без труда найдёте нужные.

Открытие текстовых документов в DOS-кодировке кириллицы

Если при открытии текстового файла (например, sovety.txt) в Word вы видите нечитаемые символы, то, скорее всего, этот файл содержит кириллицу в DOS-кодировке (CP-866). Выберите в меню "Сервис" пункт "Параметры" и на вкладке "Общие" отметьте опцию "Подтверждать преобразование при открытии". После этого при открытии файлов, отличных от формата Word, у вас будет появляться окно "Преобразование файла", где надо подтверждать предлагаемое преобразование или выбирать другое. Для текстовых документов в DOS-кодировке надо в этом окне указывать тип формата "Текст DOS".

Выбор удобного масштаба изображения документа

Иногда приходится наблюдать, как некоторые люди набирают или читают документ в Word'е и напрягают зрение, пытаясь разобрать мелкий текст, имея при этом пустое пространство слева и справа на экране. Не ломайте глаза, потратьте несколько секунд, чтобы задать максимально удобный масштаб изображения документа. Если у вас задан обычный режим просмотра документа, то достаточно в раскрывающемся списка "Масштаб" на панели инструментов выбрать вариант "По ширине страницы". Я, однако, рекомендую всегда использовать режим разметки страницы, так как тогда вы сразу видите, как документ будет выглядеть на печати. В этом случае имеет смысл подобрать масштаб так, чтобы текст без полей, которые вам постоянно рассматривать незачем, занимал всю ширину окна.
Список "Масштаб" является редактируемым, то есть вы можете не только выбрать фиксированное значение из него, но и ввести произвольное. Для этого щёлкните мышью не на стрелке раскрытия, а в самом поле списка, и введите нужную величину масштаба в процентах (при этом знак процента набирать необязательно).
Кстати, редактируемыми является большинство списков в Word'е. Поэтому вы можете, например, задать размер шрифта 13 или 8,5 пунктов, хотя в соответствующем списке таких нет.

Для владельцев умных мышек.

У меня самого мышка совсем не умная (в смысле, не IntelliMouse), а довольно-таки туповатая, поэтому лично я этот трюк не проверял. Но из достоверных источников стало известно, что при удержании клавиши [Ctrl] можно изменять масштаб изображения в Word 97, просто вращая колёсико мышки туда-сюда. Гораздо удобнее, конечно, чем методом научного тыка, подбирать необходимый масштаб в окошке с процентами.
Указатель мыши при этом должен находиться на строке меню, строке состояния, линейках или на любой панели инструментов.

Ускорение работы путём использования клавиатуры вместо мыши

Если вам приходится много работать с Word'ом, то настоятельно рекомендую запомнить оперативные ("горячие") клавиши для операций, которые вы выполняете достаточно часто. Их использование существенно удобнее и быстрее, чем выбор нужной команды с помощью мыши на панели инструментов, а тем более в системе меню, поскольку для этого даже не приходится отрывать руку от клавиатуры.
Делать выделение тоже удобней не мышью, а удерживая клавишу Shift и используя клавиши со стрелками, [Home], [End], [PgUp], [PgDn] (для выделения слов и абзацев дополнительно можно удерживать клавишу [Ctrl]). Если вы уже привыкли к мыши, то всё равно попробуйте переучиться, время, затраченное на это, довольно быстро окупится. Рядом с пунктами меню указывается, какие оперативные клавиши им соответствуют.
А чтобы знать, какие клавиши надо нажать для выполнения команд, запускаемых с панели инструментов, следует выбрать в меню "Сервис" пункт "Настройка" и во вкладке "Параметры" отметить опции "Отображать подсказки для кнопок" и "Включить в подсказки сочетания клавиш". После этого при наведении указателя мыши на любую кнопку (не только панели инструментов) будет всплывать краткая подсказка о назначении этой кнопки с указанием в скобках, какой комбинацией оперативных клавиш для той же самой цели можно воспользоваться.
Вы можете сами переопределить оперативные клавиши для команд и назначить их тем, которые часто используете, а по умолчанию для них клавиши вообще не заданы. Для этого надо выбрать в меню "Сервис" пункт "Настройка" и нажать в открывшемся окне кнопку "Клавиатура". В появившихся списках выбираем нужную категорию, а затем нужную команду, после чего устанавливаем курсор в поле "Новое сочетание клавиш" и нажимаем наше желаемое сочетание.

Режим "Во весь экран"

Когда приходится часами набирать текст, то начинает раздражать всякая мелочь, включая панели инструментов Word и прочие "украшения" на экране. Если вы знаете все необходимые для работы комбинации "горячих клавиш" и вам не нужна Панель инструментов вместе с кнопками - можно попробовать значительно увеличить размер полезной области экрана, включив режим "Во весь экран" (меню "Вид"). Вот где по-настоящему приятно работать. Выключить режим можно, нажав кнопку "Вернуть обычный режим" в плавающем меню.

Режим плавной прокрутки

Обычное использование полосы прокрутки программы MS Word 97 имеет тот существенный недостаток, что содержание документа не изменяется на экране до тех пор, пока не будет отпущена кнопка мыши. Этот недостаток легко устраняется редактированием соответствующего параметра реестра. Запускайте редактор реестра Regedit, выбирайте раздел HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\8.0\Word\Options найдите или создайте строковый параметр "LiveScrolling" и задайте ему значение "1" для включения режима плавной прокрутки. Закрывайте Regedit и запускайте ваш Word.

Автопрокрутка документа мышью, не имеющей автопрокрутки

Если у вас нет мыши с автопрокруткой, то автопрокрутку документа можно обеспечить средствами Word. Для этого надо в меню "Сервис" (Tools) выбрать пункт "Настройка" (Customize) и на вкладке "Панели инструментов" (Toolbars) отметить "Контекстные меню" (Shortcut menus) - появится панелька контекстных меню. Щёлкаем на пунктах "Текст"/"Текст" (Text/text) - появится контекстное меню, вызываемое правой кнопкой мыши в документе Word. Затем надо в окне "Настройка" (Customize) зайти на вкладку "Команды" (Commands), в списке "Категории" (Categories) выбрать пункт "Все команды" (All commands), в списке "Команды" найти пункт "AutoScroll" и левой кнопкой мыши перетащить его в контекстное меню. После всех этих операций большой документ можно будет просматривать, вызывая правой кнопкой мыши контекстное меню и выбирая пункт "Автопрокрутка".

Переход к последним местам редактирования

Word запоминает и хранит в документе последние три места, где вводился или редактировался текст. Чтобы вернуться к одной из этих трёх позиций, нажмите нужное количество раз комбинацию клавиш [Shift]+[F5]. При четвёртом нажатии курсор переместится на исходную позицию. Благодаря этому, при открытии уже имеющегося документа для возврата к месту, где работа была прервана, достаточно нажать [Shift]+[F5].

Быстрое сохранение всех открытых документов

Если вы работаете с большим количеством документов, загруженных в Word, постоянно изменяя многие из них, то вполне может возникнуть ситуация, когда вам, скажем, надо срочно отойти от компьютера. Естественно, есть опасения, что в случае сбоя в электропитании или в иной неприятной ситуации может произойти потеря несохранённых данных. Однако на сохранение документов по одному времени уйдёт немало. Лучше нажмите [Shift] и щёлкните мышью на меню "Файл", вы увидите там новый пункт "Сохранить все", который и следует выбрать в такой ситуации.

Выделение вертикального блока текста

Чтобы выделить в Word'е вертикальный блок текста, надо предварительно нажать комбинацию клавиш [Ctrl]+[Shift]+[F8].
Кроме того, выделить вертикальный блок можно с помощью мышки, удерживая клавишу Alt.

Вставка текста над таблицей, расположенной в начале документа

Возможно вы сталкивались с проблемой, как разместить текст над таблицей, которая находится в начале документа. Делается это очень просто. Нужно поставить курсор в первой ячейке вашей таблицы в самое левое положение и нажать Enter.

Перемещение абзаца и изменение стиля заголовка

В Word'e можно перемещать абзацы в тексте. Для этого надо поставить курсор в нужный абзац и затем, удерживая клавиши [Shift]+[Alt], перемещать его с помощью клавиш управления курсором Стрелка вверх и Стрелка вниз. Переносить можно только абзацы целиком. А если, удерживая эти же клавиши, нажимать [Стрелка_вправо] или [Стрелка_влево], то можно менять стиль заголовка выбранного абзаца.

Шрифты с засечками и без них

Шрифты бывают с засечками (серифами) и без них. Типичным представителем шрифта с засечками является шрифт Times New Roman, а без засечек - Arial. Засечки создают иллюзию слитности букв в слове и облегчают восприятие текста психологически, глаз "глотает" слово целиком. Шрифт с засечками применяют обычно для написания текстов, которые будут выведены шрифтом стандартного размера. Для очень мелких тестов используют безсерифные шрифты, так как при очень сильном уменьшении серифы сливаются и текст становится нечитаемым. Попробуйте сами написать текст шрифтом 14 пт, а затем уменьшайте размер до 6 пт. Проведите эксперимент как для шрифта Times, так и для шрифта Arial. Вы сами заметите, который из них лучше подходит для написания обычного текста и текста мелкого размера. Текст очень крупного размера (плакаты) также лучше смотрится при написании безсерифным шрифтом.

Минус, дефис, короткое тире, длинное тире

В текстах, полиграфически грамотно подготовленных, можно встретить минусы, дефисы и два рода тире: короткое тире (en-dash) -- и длинное тире (em-dash) --- . Короткое тире обычно используется при указании диапазона, например, "страницы 13--34", а также в контекстах, вроде "Рис. А--12". Длинное тире используется в качестве знака пунктуации в предложениях --- это то самое тире, что в этом предложении. Короткое тире, подобно дефисам, обычно не имеет пробелов ни с одной из сторон. Это же касается длинного тире в англоязычных текстах, а при наборе текстов на русском языке следует, напротив, помнить о пробелах с двух сторон длинного тире.
В Word'е, чтобы поставить дефис, нажмите клавишу -, для короткого тире используйте комбинацию [Ctrl]+[Gray-], для длинного - [Ctrl]+[Alt]+[Gray-] (клавиша [Gray-] - это клавиша со знаком "-" на дополнительной цифровой панели клавиатуры). Минус в тексте лучше изображать в шрифте Symbol.
На создание разных видов тире можно настроить автозамену (меню "Сервис" - "Автозамена" - "Заменять при вводе"):
заменять -,- (два простых минуса) на [Ctrl]+[Gray -];
[Ctrl]+[Gray -],- на [Ctrl]+[Alt]+[Gray -];
Ctrl+Alt+Gray -,- на "минус шрифта Symbol" (предварительно вставьте этот символ в документ и выделите его, а на вкладке "Автозамена" укажите вариант замены на "форматированный текст");
"минус шрифта Symbol",- (вставьте их из документа через буфер обмена) на - (его в этом случае надо предварительно выделить в документе и указать вариант "форматированный текст").
Таким образом, получается замкнутый цикл нажатия клавиши -: сначала дефис, потом короткое тире, потом длинное тире, потом математический минус, а затем опять дефис.

Римские цифры

При вводе в русский текст римских цифр приходится переключаться на латинскую раскладку, да ещё удерживать Shift, а затем обратно. Для упрощения я использую автозамену (меню "Сервис" - "Автозамена" - "Заменять при вводе"): заменять 1\ на I, 2\ на II и т.д.

Перенос слов

Всегда включайте автоматическую расстановку переносов слов в документе, чтобы избежать слишком разреженных строк. Для этого надо войти в меню "Сервис", подменю "Язык", выбрать пункт "Расстановка переносов" и отметить соответствующую опцию. К тому же в этом же подменю имеет смысл щёлкнуть на пункте "Выбрать язык" и убедиться, что у вас правильно задан язык документа. Некоторые слова, однако, Word не умеет переносить правильно. В этих словах в позиции, где можно выполнить перенос, следует вставлять символ мягкого переноса, нажимая клавиши [Ctrl]+[-]. Этот перенос будет иметь больший приоритет по сравнению с вставляемыми автоматически. Если же в каких-то абзацах переносы нежелательны (например, в заголовках), то для этих абзацев можно запретить автоматический перенос, войдя в меню "Формат", пункт "Абзац", вкладка "Положение на странице" и отметив соответствующую опцию. Word всегда стремится переносить слова с дефисом на месте дефиса, даже если автоматический перенос слов запрещён. Иногда этого разрыва желательно избежать (например, 1-й номер). Для этого вместо обычного дефиса используйте неразрывный, нажимая комбинацию клавиш [Ctrl]+[Shift]+[-].

Разрыв строк внутри абзаца

Если надо избежать разрыва строк между какими-то словами, то следует вместо обычного пробела ставить символ неразрывного пробела с помощью комбинации клавиш [Ctrl]+[Shift]+[Space]. Такую связку слов уместно делать, например, между фамилией и инициалами, названием величины и её обозначением (масса m), значением величины и её размерностью (25 кг). В последнем случае имеет смысл сделать пробел к тому же тонким, чтобы значение и размерность смотрелись как единое целое. Проще всего выделить этот пробел и пометить как нижний индекс, нажав клавиши [Ctrl]+[=].
Отмечу также, что неразрывные пробелы в Word'е являются ещё и нерастяжимыми, то есть при выравнивании строчек в абзаце по ширине они не растягиваются, в отличие от обычных пробелов. К сожалению, в Word'е нет неразрывного растяжимого пробела.
В некоторых ситуациях может потребоваться указать явным образом Word'у, где надо переходить на другую строку внутри абзаца. Для этого вставьте в нужном месте символ "разрыв строки", нажав [Shift]+[Enter].

Выравнивание текста и правильное использование пробелов

Не применяйте для форматирования текста и выравнивания формул пробелы! Для выравнивания текста в текстовом процессоре есть специальные команды выравнивания (по левому краю, по правому краю, по центру и по ширине). "Красная" строка задаётся параметром форматирования абзаца "отступ первой строки". В MS Word отступы легко производятся перетягиванием мышкой бегунков на линейке или установкой параметров в настройках "Формат" - "Абзац" - "Отступы и интервалы". Например, при написании шапки заявления установите выравнивание по левому краю и отступ слева более половины ширины рабочей области листа. Для написания формул используйте стиль абзаца с установленными табулоотступами - в центре страницы с выравниванием по центру (на него будет позиционирована формула) и справа страницы с выравниванием по правому краю (на него будет позиционирован номер формулы).
Между словами не нужно ставить более одного пробела, тем более не нужно ставить пробелы в слове для получения разреженного текста, это может повлиять на работу модуля проверки правописания или перенесёт часть слова на другую строку, если оно не будет помещаться в строке при изменении её ширины. Для получения эффекта сжатого или разреженного шрифта используйте настройки свойств шрифта (интервал шрифта). Для более лёгкого психологического восприятия предложений после точки, завершающей предложение, можно поставить два пробела (обычно это применяется в английских текстах).
После знака номера "№" и параграфа " " ставится неразрывный пробел. Пробел НЕ ставится перед знаком процента "%", градуса "°", внутри инициалов и в сокращениях после точек: и т.д., и т.п., т.е., а если ставится, то короткий (тонкий, узкий) неразрывный.
Закрывающие знаки препинания и символы (точка, запятая, закрывающая скобка и кавычки, и т.п.) должны быть расположены слитно с предыдущим словом, а после знака препинания обязательно должен быть поставлен пробел. "Открывающие" символы (открывающая скобка и кавычки) должны набираться после пробела слитно с последующим словом. Иначе вы можете оказаться в ситуации, когда при автоматическом выравнивании абзаца строка будет начинаться, например, с запятой, а заканчиваться открывающей скобкой. Несколько закрывающих знаков подряд также пишется слитно, например, идущие друг за другом закрывающая скобка и запятая, и только затем ставится пробел (т.е. перед следующим словом).

Баланс колонок

При создании в MS Word документов, текст в которых разбит на колонки, нередко возникает проблема - как на последней странице сделать две колонки одинаковой высоты. Ведь Word по умолчанию делает первую колонку во всю высоту страницы, а вторую формирует из оставшегося текста. Справиться с этой проблемой весьма просто: нужно вставить разрыв раздела документа - и баланс между колонками будет достигнут. Для этого передвиньте курсор на последней "колонизированной" странице в самый конец текста и в меню "Вставка" (Insert) выберите пункт "Разрыв" (Break). В открывшемся диалоговом окне выберите вариант "Начать новый раздел на текущей странице" (Continuous) и щёлкните кнопку "OK" - колонки станут одинаковыми по высоте.

Быстрая смена регистра букв

Чтобы сменить регистр букв или сделать первую букву заглавной, совсем не обязательно набирать текст заново или лезть в меню "Формат" - "Регистр". Попробуйте другой вариант - сочетание клавиш Shift+F3. После однократного нажатия у слова, где стоит курсор, появится заглавная буква, после двукратного - всё слово целиком будет состоять из прописных букв, после третьего нажатия - опять из строчных. Этот способ действует и для выделенного текста.

Вставка текста без сохранения его оригинального форматирования

После выделения текста на html-страничке и вставки его в документ Word'а наблюдается неприятное явление: чужеродный шрифт, форматирование абзацев и гиперссылки портят аккуратное оформление документа. Это происходит из-за того, что Word по умолчанию после нажатия [Ctrl]+[V], [Shift]+[Ins] или кнопки "Вставить" помещает в документ текст из буфера обмена с сохранением оригинального форматирования html-документа, что не всегда приятно.
Альтернатива - "Специальная вставка" из меню "Правка". Достаточно выбрать там "Неформатированный текст" - и Word забудет, как выглядела исходная html-страница, вставив чистый текст без форматирования в ваш документ.

Если сетевой адрес не должен быть гиперссылкой

Word очень чутко распознает сетевой адрес в тексте и сразу же после ввода - автоматически превращает его в гиперссылку, выделяя в соответствии с шаблонами (по умолчанию - синяя и подчёркнутая гиперссылка). Если вы не хотите, чтобы она выделялась из окружающего текста - нужно сразу же после её ввода и "чудесного превращения" (в синюю и подчёркнутую) нажать [Ctrl]+[Z] или кнопку "Отменить" на Панели инструментов. Word отменит форматирование ссылки - и можно работать дальше.
Если такое приходится делать часто - имеет смысл зайти в меню "Сервис" - "Автозамена" и на вкладке "Автоформат при вводе" убрать галочку с пункта "Заменять адреса и сетевые пути гиперссылками".

Использование стилей

Для форматирования документов Word обладает довольно мощным инструментом стилей. Вместо того чтобы форматировать абзацы или каждую строку в отдельности, можно установить некий стиль для определённых частей текста, а затем отформатировать стиль. Это весьма удобно при редактировании больших документов. Для выбора стиля нужно щёлкнуть на стрелке в правой части бокса со стилями и выбрать один из имеющихся пунктов. Однако при обычном щелчке Вы увидите лишь небольшой список стилей. А вот для того, чтобы был показан весь список стилей, содержащихся в шаблоне NORMAL.DOT, во время щелчка на стрелке нужно держать нажатой клавишу Shift.
Размер и тип шрифта, задаваемые по умолчанию для документов Word'a, хранятся в файле шаблона Normal.dot. Если Вам требуется их изменить, то сначала сделайте резервную копию этого файла (проще всего найти его с помощью команды "Поиск"). В меню "Формат" найдите "Стиль", в открывшемся диалоге выберите стиль, который нужно модифицировать (Обычный, Заголовок и т.п.) и нажмите кнопку "Изменить". Когда откроется диалог "Изменение стиля", щёлкните на "Формат", "Шрифт" и в новом диалоговом окне установите нужный шрифт и его размер. Закройте окно, нажав "OK", и, вернувшись в диалог "Изменение стиля", установите флажки "Добавить в шаблон" и "Обновлять автоматически" и нажмите "OK". Возвратившись в диалог "Стиль", выберите следующий стиль, который нужно модифицировать, и повторите всю описанную процедуру. Когда все необходимые шрифты будут изменены в соответствии с Вашими планами, нажмите на кнопку "Применить", чтобы сохранить внесённые изменения в шаблон Normal.dot, который загружается каждый раз при старте Word'а. Таким образом, все выбранные Вами шрифты станут загружаемыми по умолчанию.

Сохранение списка автозамены

Если Вы значительно модифицировали список автозамены по сравнению со стандартным, то в некоторых случаях (переустановка операционной системы, переход на другой компьютер) захотите сохранить содержимое этого списка для дальнейшего использования. Список автозамены хранится в файле с расширением "acl" (AutoCorrect List). Имя и местонахождение данного файла могут быть различными, могут также существовать несколько файлов автозамены одновременно.
Имя и расположение файла автозамены, который будет использовать Word, хранится в системном реестре в строковом параметре "Path":
для Word 95 - в разделе HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Microsoft Office\95\AutoCorrect\List
для Word 97 - в разделе HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\8.0\Common\AutoCorrect
Для подключения файла автозамены к Word достаточно скопировать его в любой каталог на данном компьютере, после чего добавить в соответствующий раздел реестра параметр "Path" со значением, указывающим полный путь к этому файлу.

Установка редактора формул и других компонент из дистрибутива MS Office

Редактор формул Microsoft Equation содержится в дистрибутиве MS Office, однако если при инсталляции был выбран вариант "Типичная инсталляция", редактор формул не устанавливается, так как, по мнению фирмы Microsoft, большинству людей он не нужен. Чтобы его всё же установить, вам надо в Панели управления запустить "Установка и удаление программ", выбрать из списка "Microsoft Office" и нажать кнопку "Добавить/удалить..." Дальше у вас будет запрошен диск с дистрибутивом MS Office, вы его вставляете, программа установки проверяет, что у вас уже установлено, и вы можете что-то добавить, а что-то удалить (ставя и снимая соответственно галочки). Редактор формул находится в группе "Дополнительные средства Office".
Рекомендуется при инсталляции любой программы всегда выбирать вариант "Выборочная инсталляция" (Custom), тогда вы сразу узнаете полный состав дистрибутива, сможете сами указать всё, что вам может пригодиться, и отказаться от заведомо лишнего.

Правила использования курсива при наборе технических текстов

При наборе технических текстов нужно помнить о следующих общепринятых правилах:
- латинские буквы, обозначающие физико-математические величины, пишутся курсивом, греческие же всегда в прямом начертании;
- функции (sin, cos, lg и т.д.) делаются в прямом начертании, чтобы они явственно отличались от аргументов, изображённых латинскими буквами;
- цифры изображаются курсивом только тогда, когда они имеют смысл обозначения, а не числа (например, из точки 1 в точку 2);
- скобки и математические знаки ("+", "-", "=" и т.д.) пишутся всегда прямо.
При написании индексов возможны два варианта. Если индекс имеет смысл обозначения величины, могущей принимать числовое значение, то он пишется курсивом, в противном случае - в прямом начертании. Например, масса m с индексом i. Если i имеет смысл переменной, которая может принимать значения 1, 2 и т.д., то индекс i надо делать курсивом. Если i - это сокращение, например, от слова "ion" и имеется в виду масса иона, то индекс i - это текст, а не переменная, и должен быть прямым. Это важно для правильного понимания смысла индексов в формулах.

Настройка панели инструментов для удобного набора технических текстов

Если вам часто приходится набирать тексты с формулами, то будет удобным поместить на панели инструментов кнопку, вызывающую редактор формул Microsoft Equation. Для этого надо войти в меню "Сервис", выбрать пункт "Настройка" и в открывшемся окне - вкладку "Команды". Далее следует указать категорию "Вставка", выбрать в списке команд "Редактор формул" и перетащить мышкой его значок (корень квадратный из альфа) на панель инструментов. Кроме того, рекомендую перетащить из той же категории значок команды "Символ" (омега прописная), который позволит вам быстро вставлять греческие буквы и математические символы из шрифта Symbol (как, впрочем, и другие символы, включая специальные); а из категории "Формат" перетащите значки команд "Верхний индекс" и "Нижний индекс" (икс с верхним и нижним индексом 2), а также команды "Шрифт Symbol", которую удобно применять для преобразования выделенных латинских символов в соответствующие греческие (a - в альфа, b - в бета и т.д.) и математических знаков "+", "-", "=" (они лучше смотрятся в шрифте Symbol).

Набор формул

Используйте редактор формул только в тех случаях, когда это действительно необходимо: при наборе "двухэтажных" формул, с квадратными корнями, с интегралами и т.д. В остальных ситуациях старайтесь оформлять математические выражения обычными средствами Word'а (но не в ущерб красоте ваших уравнений).
На это есть несколько причин. Во-первых, вы не сможете сделать в выражениях, созданных с помощью редактора формул, автоматическую замену символов по всему файлу. Например, если вам надо заменить во всём документе альфа на бета, то придётся входить в каждую формулу и делать замену вручную. Во-вторых, вы получите проблемы при конвертации документа в другой формат. Например, при конвертации в текстовый файл вы просто потеряете все формулы, а при конвертации из формата Word 8.0, где используется редактор формул MS Equation 3.0, в формат Word 6.0/7.0, где используется MS Equation 2.0, вы будете видеть формулы, но не сможете их редактировать (список проблем конвертации далеко не полный). В-третьих, большое количество формул (это OLE-объекты) сильно увеличивает размер документа и тормозит работу компьютера. Поэтому приходится дробить документ на несколько файлов. Причём здесь важна не сложность формул, а их количество, которое надо стремиться уменьшить. В-четвёртых, иногда с документом, содержащим формулы, как, впрочем, и другие OLE-объекты (например, рисунки), происходят разные неприятности. Например, при попытке сохранить такой документ вы можете получить сообщение о нехватке места на диске, хотя на самом деле его предостаточно. Такой "глюк" может вызвать неправильно вставившийся OLE-объект. И единственный известный мне способ всё-таки сохранить внесённые изменения в документ, а не править по новой, - это найти и удалить этот объект.
Для того, чтоб документ всё же удалось нормально сохранить в вышеописанном случае, необязательно удалять OLE-объекты. Можно поступить следующим образом: 1) выделить объект, 2) "вырезать" его, 3) вставить его через "Правка/Специальная вставка..." как рисунок. После этого документ сохранится без проблем. Правда, редактировать впоследствии преобразованные таким образом объекты будет невозможно, зато внешне документ не изменится.
В Word 2000/2002 для обхода глюка сохранения можно сохранить документ как html-страницу, при этом формулы останутся формулами. Потом html-страницу открыть с помощью Word 2000/2002 и можно продолжать редактирование документа.
Можно решить эту проблему гораздо более просто - выделить текст, который набран в данный сеанс работы, или побольше, если не помню точно место, с которого начала, копировать это в буфер обмена (clipboard), перегрузить Word и заново вставить информацию из буфера в тот же документ, при этом всегда вставляется корректно.
Можно при отказе Word'а в сохранении файла с сообщением об отсутствии места на диске дать команду выхода из редактора, а на появляющийся при выходе запрос на сохранение изменений в документе ответить "Да". Как ни странно, Word, отказывающийся сохранять набранный текст при команде "Сохранить", записывает этот текст при выходе. Это работает не для всех релизов Word (например, при использовании лицензионной версии Word 97 этот способ не работал, а при установке той же программы с нелицензионного компакта всё работало великолепно).
Вышеописанный глюк у меня происходил, когда был ограничен максимальный размер файла подкачки. Снятие этого ограничения (то есть по максимуму разрешил использовать всё свободное место на диске) позволило забыть о такой неприятности.
Даже при наборе "двухэтажных" формул, с квадратными корнями и с интегралами можно отказаться от редактора формул MS Equation, используя вместо него вставку полей типа Eq, что позволяет избежать всех четырёх вышеописанных проблем. Допустим, нам нужно отобразить формулу I=U/R не в строчку, а в два этажа дробью. Для этого нажимаем [Ctrl]+[F9] - появятся две фигурные скобки на сером фоне, внутри которых нужно вписать код: eq I=\f(U;R). Если теперь, когда курсор находится внутри поля, нажать [F9], то поле обновится и будет показано его значение - мы увидим выражение в два этажа.
При желании можно преобразовать это поле в объект MS Equitation, дважды щёлкнув левой кнопкой мышки по нему (правда, преобразование иногда при сложных выражениях глючит). Чтобы переключить поле обратно в показ кода, надо нажать [Shift]+[F9], когда курсор стоит непосредственно перед полем или когда оно выделено, либо щёлкнуть правой кнопкой мыши по полю и выбрать пункт "Коды/значения полей". Код можно редактировать и шрифты символов в нём менять как обычным способом, так и через стили. Комбинация клавиш [Alt]+[F9] переключает режим показа кодов/значений полей во всём документе.
Виды формул, которые возможно задать с помощью полей Eq, можно посмотреть, выбрав в меню "Вставка" пункт "Поле". В левой половине открывшегося окошка выберите категорию "Формулы", а в правом - поле "Eq", затем нажмите на кнопку "Параметры", и вы увидите список возможных ключей для этого поля. Выделяя каждый из них, внизу этого окошка можно прочитать краткое описание ключей. Я приведу здесь только самые часто используемые ключи:
\f(;) - дробь (fraction), этот ключ был использован в нашем примере;
\r(;) - знак корня (root), до точки с запятой пишется степень корня, после - непосредственно само выражение;
\i(;;) - интеграл (integral), первый параметр - нижний предел, второй - верхний, третий - подынтегральное выражение;
\b() - скобки (brackets), размер которых соответствует размеру заключённого внутри их выражения;
\s(;) - помещает каждый следующий параметр ниже предыдущего, например, если нужно написать переменную U в квадрате, да ещё с нижним индексом i, то пишем в поле код: eq U\s(2;i).

Математические вычисления и их оформление

С помощью поля "=" Word может делать простые математические вычисления. Нажмите [Ctrl]+[F9] и впишите в поле код выражения, например: =(10+16^0,5)*2. По нажатии [F9] поле обновится и вы увидите результат, равный 28. Дальше - больше. В технических отчётах (например, в курсовых проектах) надо оформлять расчёт в виде:

U = 50 В
R = 10 Ом
I = U/R = 50/10 = 5 (А)

Добиться от Exсel и MathCAD записи в расчёте промежуточных значений (50/10) не возможно, а вот Word позволяет это.
В Word'e предусмотрено создание так называемых закладок (читай - переменных). Эти закладки можно присваивать любым кускам текста или числам и далее использовать их в полях (совсем как в нормальном языке программирования).
Напечатайте первые две строки примера. Теперь выделите число 50 и нажмите [Ctrl]+[Shift]+[F5] - появится окно редактирования закладок (его можно вызвать также через меню "Вставка" -> "Закладка"). В верхнем поле "Имя закладки" присвойте нашему числу имя U_1 (не давайте числам имена типа U1, так как в вычислительных полях Word воспринимает эти имена как ссылки на ячейки таблицы) и нажмите кнопку "Добавить". Далее выделите число 10 и присвойте ему таким же методом имя R_1. После перейдите в тексте на новую строку и наберите: {eq I = \f(U;R) = \f({U_1};{R_1}) = {=U_1/R_1}} (А) Фигурные скобки вводятся не вручную, а означают вставку полей по нажатии [Ctrl]+[F9].
Если всё введено правильно, то после обновления полей (выделите всю строку и нажмите [F9]) получится третья строчка нашего примера в два этажа. Если результат вычисления необходимо представить со значащими нулями после десятичной запятой, то можно воспользоваться ключом числового формата. Например, добавив \#0,0 после =U_1/R_1, получим 5,0.
Для удобства работы можно в меню "Сервис" -> "Параметры" на вкладке "Вид" выставить "птицу" в опции "Закладки", тогда числа 50 и 10, которым присвоены закладки, отображаются в квадратных скобках (скобки на печать не выводятся). Если теперь менять эти числа, то после обновления полей будет отображаться новый результат расчёта. Рекомендую выделять изменяемые значения тёмно-синим цветом, тогда сразу видно, где нужно вводить данные, а при печати на чёрно-белом принтере тёмно-синий цвет почти не отличается от чёрного.

Как добиться одинакового вида на печати индексов в тексте, формулах MS Equation и рисунках Corel DRAW

Если вы хотите, чтобы индексы в вашем тексте и формулах, созданных с помощью редактора формул MS Equation, выглядели на печати одинаково (на одном уровне относительно обычного текста и одного размера), то вам нужно делать две вещи. Во-первых, в тексте следует опускать нижние индексы на 1 пункт. Для этого выделите нижний индекс, войдите в меню "Формат", выберите пункт "Шрифт" и в открывшемся окне во вкладке "Интервал" задайте смещение вниз на 1 пт.
Во-вторых, надо задать размер крупного индекса в редакторе формул (меню "Размер", пункт "Определить") согласно следующей табличке в зависимости от версии Word'а и размера обычного текста:
|

Версия MSWord(MSEquation)

6.0/7.0(2.0)

8.0(3.0)

обычный текст

10 пт

12 пт

10 пт

12 пт

крупный индекс

6 пт

7 пт

6,5 пт

8 пт

Если вы хотите согласовать также вид индексов, содержащихся в тексте внутри рисунков, созданных в графическом редакторе Corel DRAW, то вам нужно делать ещё две вещи (проверялось для версии Corel DRAW 7.0). Во-первых, следует задавать в Corel DRAW для индексов основной размер 13 пт (если обычный текст там имеет размер 10 пт) или 16 пт (если текст - 12 пт). Во-вторых, надо опускать вниз верхний индекс на 15%.
Всё это проверено для печати на принтере HP LJ 5L (на экране выглядит несколько иначе), но думаю, что это верно и для других принтеров.
Для Corel DRAW 7.0 это верно до тех пор, пока вы не повернёте текст на 90 градусов (например, в надписи по оси графика). Результат будет плачевным также при печати на принтерах с неравномерным разрешением, скажем на 9-ти игольниках (120x144). Поэтому лучше не использовать форматирование текста в виде индексов, предлагаемое Corel DRAW, а менять размер символов индексов в тексте согласно табличке для MS Equation и поднимать или опускать их соответственно на 58% вверх и 33% вниз.

Создание фона и рамок на страницах

Word умеет накладывать изображение основного текста на изображения колонтитулов, которые, в свою очередь, могут накладываться один на другой (нижний на верхний). Это позволяет накладывать на странице фон, иллюстрацию (например, фигурную рамку) и текст. Текст следует вносить в полосу набора, иллюстрацию в нижний колонтитул, а фон - в верхний. Порядок ввода должен быть именно таким, иначе при наложении один слой закроет другой. Однако необходимо учитывать, что для многих принтеров возможность прозрачного наложения вообще отсутствует. Очень важно, чтобы величины, задающие верхнее и нижнее поля страницы, содержали знак "минус", который указывает, что поля по-прежнему отсчитываются в обычном направлении (внутрь страницы), но при этом жёстко фиксируются, т.е. их размер не изменяется в зависимости от размера введённого колонтитула. В противном случае поле страницы, как только будет задан размер колонтитула, автоматически согласуется с его высотой. Для заполнения фоном всей страницы можно установить для абзаца верхнего колонтитула межстрочный интервал равным размеру листа. Поскольку межстрочный интервал окрашивается в цвет фона абзаца, весь лист будет окрашен в цвет фона абзаца колонтитула.

Блокировка автоматического выравнивания при рисовании

Картинки, объекты WordArt, автофигуры, стрелочки и TextBox'ы, вставляемые в документ Word, удобно рисовать, перемещать и изменять в размере, удерживая нажатой клавишу [Alt]. В этом случае блокируется настройка "Привязать к сетке" (SnapToGrid), отвечающая за автоматическое выравнивание автофигур относительно невидимой сетки текущего документа.
Вы можете совсем отключить привязку к сетке или изменить её параметры, зайдя на панели "Рисование" в список "Действия" и выбрав пункт "Сетка".

Преобразование текста, в котором конец строки обозначен символом "конец абзаца".

Предлагаемый метод работает, если в начале абзаца есть красная строка (в подобных текстах обычно обозначаемая несколькими пробелами в начале строки). В противном случае конец строки от конца абзаца отличит только автор текста, и то не всегда. Так вот, если красная строка всё-таки есть, то после символа перевода строки, обозначающего конец абзаца, идут пробелы (на следующей строке). Соответственно, делаем замену пары символов "перевод строки"+"пробел" на что-нибудь, чего в тексте ну точно не встретится, например "жжж". После этого заменяем все оставшиеся переводы строки на пробелы, получая сплошной текст, потом "жжж" обратно на перевод строки, разбивая текст на абзацы, потом делаем несколько итераций замены пары пробелов на один пробел, пока есть чего заменять. Всё, текст готов.

Своевременный выбор драйвера принтера

Прежде чем делать окончательную вёрстку документа, убедитесь, что у вас задан именно тот драйвер принтера, с помощью которого вы затем будете свой документ печатать. В противном случае вы уже при печати можете обнаружить, что строчки на страницах вашего документа "поехали".

Если символы кириллицы в формулах старых документов при редактировании становятся нечитаемыми

При попытке редактировать в MS Word 97 объекты, созданные в MS Equation 2.x (входящей в Word 95 и Word 6.0), символы кириллицы формул становятся нечитаемыми. Для решения данной проблемы необходимо в файле win.ini перейти в конец раздела [FontSubstitutes] и добавить строки:

Arial,0=Arial,204 
Courier New,0=Courier New,204 
Times New Roman,0=Times New Roman,204

Сохраните файл и перезагрузите Windows.

Если не читаемы размерности у размеров полей страницы и отступов

В Word 97 вы можете увидеть размеры полей страницы и отступов при нажатии и удержании клавиши и левой кнопки мыши на любом из маркеров горизонтальной линейки. Однако в русской версии Word 97 размеры могут выводиться западным шрифтом. Для решения проблемы добавьте в конец раздела [FontSubstitutes] файла win.ini строку:

Tahoma,0=Tahoma,204

Сохраните файл и перезагрузите Windows.

Если символы кириллицы некоторых шрифтов отображаются на экране в виде квадратиков

Если Word 97 отображает символы кириллицы некоторых шрифтов в виде квадратиков, то, скорее всего, вы пытаетесь использовать не Unicode-шрифты.

Если символы кириллицы на печать выводятся в виде квадратиков

Если при печати на принтере из Word 97 буквы кириллицы выводятся в виде квадратиков, хотя на мониторе выглядят, как положено, то возможны два решения этой проблемы.
Метод 1. В свойствах драйвера принтера включите опцию "Печатать True Type шрифты как графику" или похожую по смыслу. Если это не помогает или подобной опции вообще нет, то воспользуйтесь вторым методом.
Метод 2. Если у вас Word 97 без SR-1 (Service Release 1), то проверьте в реестре раздел (создайте при его отсутствии) HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\8.0\Word\имя вашего принтера Имя вашего принтера должно быть указано в точности, как оно видно в окне "Печать" Word'а. В этом разделе должны быть заданы следующие два строковые параметра с указанными значениями:

"DefaultBin"=""
"Flags"="8192"

Если у вас Word 97 SR-1, то можно создать в реестре раздел HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\8.0\Word\Options В нём надо создать следующий строковый параметр с указанным значением: "NoWideTextPrinting"="1" Эта запись в реестре повлияет на все установленные принтеры. Примечание: Узнать точную версию Word'а можно, выбрав в меню "?" пункт "О программе".

Если при печати рамки таблиц смещаются

При печати документа Word 97, содержащего таблицы, рамки таблиц могут смещаться относительно своего положения и накладываться поверх текста. Подобная ситуация может возникать при печати документа на 9-игольчатых матричных принтерах, а также при отправке его по факсу с помощью некоторых факсимильных программ третьих фирм (в частности, Delrina WinFaxPro). Для полного решения проблемы следует установить Service Release 1, а в качестве временного решения в меню "Сервис" выберите пункт "Параметры" и на вкладке "Совместимость" установите галочку "Использовать параметры принтера при разметке документа".

Вставка в документ его имени файла с путём

Если у Вас имеется кипа (возможно, и не одна) отпечатанных документов, то насколько легко Вы сможете определить, под каким именем и в каком каталоге существует тот или иной документ в Вашем компьютере? Задача не из лёгких.
Чтобы упростить её решение, можно вставить имя и путь доступа к файлу документа. Для этого установите курсор, например, в левом верхнем углу в свободном от текста месте. Затем откройте меню "Вставка", выберите пункт "Поле". В открывшемся окне в списке "Категории" выберите строчку "Сведения о документе", а в списке "Поля" - "FileName". Если теперь нажать кнопку "OK", то в документе отразится только имя файла. Чтобы добавить к этому путь, следует не торопиться нажимать "OK", а нажать сначала кнопку "Параметры", затем перейти на вкладку "Ключи" (перед Вами откроется список с ключом /p) и нажать кнопку "Добавить". После проделанных операций в диалоговом окне появится надпись "FILENAME /p". Смело жмите "OK" (два раза) и путь с именем файла отразится в Вашем документе.
Имя файла можно вставлять в документы, не только распечатанные "для себя", но и во вполне официальные бумаги, подготовленные по правилам делопроизводства. Существующий ГОСТ на оформление документов предусматривает реквизит, именуемый "отметкой для автоматического поиска документа", однако используют его только очень некоторые программы. В самом ГОСТе не определено, какой должна быть оная отметка, чаще всего в её качестве используется имя файла документа с путём. Но прежде, чем начинать пользоваться этим реквизитом, лучше изучите практику документооборота в той организации, где работаете, и упомянутый ГОСТ (Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов ГОСТ Р 6.30-97).
Для автоматизации вышеприведённых действий можно создать собственное меню в строке меню Word'a. По шагам это будет так:
1. Загрузить Word, перейти в пункт "Сервис" -> "Настройка". Появится окно "Настройка" с тремя закладками. Перейти на вторую, называемую "Команды". В левом окне ("Категории") перейти в самый конец списка и выделить строку "Новое меню". При этом в правом сером окне ("Команды") появляется команда с таким же именем - "Новое меню". Цепляем эту команду мышью и перетаскиваем в строку меню Word'a. Появившееся новое меню надо переименовать, чтобы название отражало его суть. Для этого в окне "Настройка" кликнуть широкую клавишу "Изменить выделенный объект" и в появившемся окошечке переименовать "Новое меню" в "Штамп" (естественно, без кавычек).
2. В окне "Настройка" выбрать категорию "Автотекст". В окне команд появится перечень бесполезной лабуды типа "Берегите себя", "Твой навеки". Но кое-что среди этого мусора оказалось действительно нужным. Выберем команду "Полное имя файла" и, удерживая левой кнопкой, перетащим на меню "Штамп". При этом под "Штамп"'ом откроется маленькое серое пустое квадратное окошечко. Вот сюда-то и надо поместить выбранную команду.
3. Аналогичным образом создать в меню "Штамп" команды "Дата создания" и "Стр. <№> из <всего>". Реже, но иногда могут потребоваться команды "Создано" и "Сохранено".
4. Закрыть окно "Настройка" кнопкой "Закрыть".
Итак, в окне Word'a появилось новое меню "Штамп" с полезными командами. Теперь не надо запоминать бесконечные лабиринты окошек, кнопок, переходов. В любом месте документа можно поставить метку о расположении и имени файла, дате создания, сохранения и числе страниц. Кстати, эти данные можно использовать и для быстрой вставки в колонтитулы.

Вставка в документ даты и времени

Чтобы вставить текущую дату, нажмите [Alt]+[Shift]+[D]. Вы получите дату в формате, заданным по умолчанию, например, 27.09.01. Это поле текущей даты, и оно будет автоматически обновляться при открытии документа, то есть если вы сохранили документ сегодня, а откроете его завтра, то увидите 28.09.01. Нужно, чтобы дата не обновлялась? Тогда поставьте курсор в это поле или выделите его и нажмите [Ctrl]+[Shift]+[F9], чтобы преобразовать поле в обычный текст. Для вставки поля текущего времени используйте комбинацию клавиш [Alt]+[Shift]+[T].
Вставку даты и времени можно также осуществлять, выбрав в меню "Вставка" пункт "Дата и время". В открывшемся диалоговом окне, есть возможность выбрать необходимый формат, причём этот формат можно задать как формат по умолчанию, если нажать кнопку "По умолчанию". После этого, при нажатии [Alt]+[Shift]+[D], у вас будет вставляться дата в выбранном формате. Если же вы выбрали формат вида дата + время или время, то он будет вставляться при нажатии [Alt]+[Shift]+[T].

Блокировка поля от изменений

Чтобы заблокировать поле от изменения, установите курсор на требуемое поле или выделите фрагмент текста, содержащий поле, и нажмите комбинацию клавиш [Ctrl]+[F11]. Чтобы разблокировать поле, установите курсор на поле (выделите нужный фрагмент текста) и нажмите [Ctrl]+[Shift]+[F11].

Создание оглавления документа, разбитого на несколько файлов

В некоторых случаях (например, при нехватке ресурсов компьютера) приходится разбивать документ большого объёма на несколько файлов. Чтобы в этом случае создать единое оглавление для всего документа, можно воспользоваться полем RD. Файл оглавления в этом случае должен иметь следующее содержание:

{TOC} 
{RD "Filename1"} 
{RD "Filename2"} 
. . .

где параметры Filename1, Filename2 и т.д. - имена файлов, содержащих текст документа. Если файл оглавления и файлы документа находятся в разных каталогах, то в качестве параметра необходимо указывать полный путь к файлу документа, в противном случае достаточно имени файла. Разделы и страницы внутри файлов документа должны иметь сквозную нумерацию. Поле TOC может иметь любую комбинацию допустимых ключей, полный список которых приведён в справочной системе Word.

Функция Spike в Word 2000

Одна из самых замечательных функций Word 2000 - возможность работы с множеством "буферов обмена" (clipboards). Точнее, работает Word 2000 с одним буфером, но помещать туда можно до 12 отрывков текста (картинок, диаграмм и т.д.) одновременно. Если этого мало - существует функция под названием Spike, которая позволяет копировать сколько угодно отрывков текста с помощью клавиш [Ctrl]+[F3], а затем вставить все скопированные отрывки одним махом - [Ctrl]+[Shift]+[F3]. После вставки таким способом "память" Spike полностью очистится. Чтобы избежать этого и вставлять текст многократно, можно на месте вставки текста набрать слово "spike" (без кавычек) и нажать кнопку "Вставить Автотекст" (Insert AutoText) - ваши заметки заменят слово "spike".

Если появляется вопрос о возвращении к сохранённому

При открытии документа MS Word 97 из Проводника может возникать следующее сообщение: Вернуться к сохраненному 'имя файла'? где [имя файла] - имя открываемого документа. Причём указанное сообщение не возникает, если открывать документ из среды Word 97.
Для решения данной проблемы используйте один из нижеприведённых методов:
Метод 1. Перерегистрация типа файла "Документ Microsoft Word".

1. Закройте MS Word 97.
2. В окне Проводника откройте меню "Вид" (в Windows 2000 - меню "Сервис") и запустите команду "Параметры" (при установленном Internet Explorer 4 - "Свойства папки").
3. Перейдите на вкладку "Типы файлов".
4. В списке зарегистрированных типов файлов выделите тип файла "Документ Microsoft Word" и удалите его, нажав кнопку "Удалить" и затем кнопку "Да" для подтверждения удаления.
5. Закройте окно "Параметры" ("Свойства папки").
6. Запустите MS Word 97. При запуске данный тип файла будет перерегистрирован.
Метод 2. Редактирование строки запуска MS Word в реестре.

1. Запустите редактор реестра (regedit.exe).
2. Откройте следующий раздел системного реестра:
HKEY_CLASSES_ROOT\Word.Document.8\shell\open\command
3. Отредактируйте параметр "(По умолчанию)", который содержит строку для запуска MS Word, удалив символы "%1", если они присутствуют в значении данного параметра.
%1 - параметр, передающий имя выбранного файла для открытия его в окне запускаемого приложения. Он указывается, только если приложение не использует DDE.

Уменьшение размера файла документа Word

Если при сохранении файла Word вы замечаете, что его размер явно преувеличен, не стоит всегда кивать на то, что это, мол, его формат такой громоздкий. При длительной работе с одним и тем же файлом в качестве шаблона (а именно так поступают многие) в файле "накапливается" очень много ненужного и вам невидного. Вставленные, а затем удалённые рисунки продолжают "жить" внутри вашего файла, раздувая его размер порой до нескольких мегабайт.
Бороться с этим очень просто. Зайдите в меню "Сервис" - "Параметры" - "Сохранение" и отключите "возможность быстрого сохранения". Теперь размер файла будет всегда таким, каким и должен быть.
Бороться с размером файла Word можно ещё одним способом. Для этого, заканчивая работу с документом (или просто периодически во время работы), надо выбрать команду "Файл" - "Сохранить как" и выполнить сохранение, не меняя предложенных в диалоговом окне ни имени (будет предложено имя этого же документа), ни места расположения.

Чистка списка последних открываемых файлов в Word

Всякое в жизни бывает - и на чужом компьютере приходится работать, и на своём иногда следов оставлять не хочется. Поэтому пару замечаний по поводу того, как почистить список последних открываемых файлов в Word. Первый способ - зайти в меню "Параметры" - "Общие" и выключить весь список. Кстати, там же можно и изменить количество файлов в нём. Я, например, предпочитаю видеть максимальное количество последних открываемых документов. Если затем опять эту опцию включить, то список начнёт собираться опять, но уже с нуля. Второй способ - нажмите одновременно клавиши [Ctrl]+[Alt]+[-]. Форма мышиного курсора изменится на большой жирный минус. Теперь открывайте меню "Файл" и щёлкайте курсором по тому файлу, имя которого из списка нужно убрать. Надеюсь, что промахиваться вы не будете, так как этим хитрым курсором вы можете заметно проредить менюшки.

Если имеется значительная задержка при закрытии документа

При установленной программе управления информацией Microsoft Outlook 97, входящей в пакет Microsoft Office 97, закрытие документа в Word 97 может происходить со значительной задержкой. Причём, задержка происходит независимо от способа закрытия документа. Outlook имеет в своём составе службу "Дневник", предназначенную для отслеживания действий пользователя за некоторый интервал времени. По умолчанию "Дневник" протоколирует последовательность используемых пользователем файлов. Запись в "Дневник" информации об используемом файле происходит в момент закрытия файла. Это может привести к значительной задержке при закрытии файлов на некоторых системах. Для решения проблемы необходимо отключить запись информации об используемых файлах в "Дневник". Для этого надо выполнить следующие действия:
1. Запустите Microsoft Outlook 97.
2. Выберите пункт меню "Сервис", затем "Параметры".
3. Перейдите в раздел "Дневник".
4. Очистите все значения в поле "Записывать также файлы из:".

Microsoft Word Viewer для просмотра документов Word

Те, у кого нет текстового редактора Microsoft Word, могут в Центре загрузки Microsoft Office (http://office.microsoft.com/downloads/) скачать бесплатную программу Word Viewer (wd97vwr32.exe), которая позволяет просматривать файлы в форматах не только Word 97, но и Word 2000. Там же можно найти просмоторщики для других приложений Microsoft Office, конвертеры и другие утилиты.

Microsoft Converter Pack для чтения в старых версиях Word документов новых версий Word

В больших коллективах встречаются пользователи, которые не хотят уходить от привычных им Word 95/97 и Excel, когда остальные работают в более новых.
Excel всё же придётся переставить, а с Word'ом можно поступить следующим образом: скачать Microsoft Converter Pack (http://www.microsoft.com/office/ork/2000/download/Convpack.exe) и установить его. Головная боль от работы с этими юзерами исчезнет: читать они смогут документы любых MS Word, а сохранять будут в старом формате.

Редактирование в FrontPage 2000 HTML-страниц, созданных в Word 2000, и наоборот

Многие из вас знают, что HTML-странички, созданные в MS Word 2000, нельзя редактировать в MS FrontPage 2000 и наоборот. Эту проблему можно решить! Для этого откройте страницу в любом текстовом редакторе (например, Блокнот) и удалите строки в начале кода:

 
 

Затем сохраните документ.

Поиск в обратном направлении

Когда вы выполняете операции поиска и замены в Excel, то очень просто случайно щёлкнуть по кнопке "Найти следующий" ("Find Next") лишний раз или несколько. Если такое вдруг произошло, удерживайте клавишу Shift и щёлкайте по кнопке "Найти следующий" до тех пор, пока вы не вернётесь туда, куда нужно.

Выбор направления перехода к другой ячейке после ввода

После того, как в ячейке набран текст или цифры, мы жмём и курсор сдвигается на нижнюю ячейку. Это не всегда удобно - если нужно заполнять строки таблицы, например. В этом случае удобнее, чтобы курсор сдвигался вправо (или влево, если вы заполняете строки справа налево. Всё это подвластно вашему контролю. В меню "Сервис" - "Параметры" есть вкладка "Правка", где как раз находится пункт, отвечающий за то, в направлении какой ячейки будет переходить курсор после ввода. Можно выбирать из четырёх вариантов: "вниз" (по умолчанию), "вверх", "вправо" или "влево".

Ввод в ячейку текста, содержащего несколько абзацев

Достаточно часто требуется ввести в ячейку текст, содержащий несколько абзацев. Однако при нажатии клавиши Enter осуществляется переход в следующую ячейку; при импорте текста, содержащего несколько абзацев, каждый абзац помещается в отдельную ячейку. Для ввода в одну ячейку нескольких абзацев можно пользоваться комбинацией клавиш [Alt]+[Enter]. При вводе русского текста должна использоваться левая клавиша [Alt], для английского текста допускается использование как левой, так и правой клавиши.

Ограничение на количество знаков в числе

При записи в ячейку документа Excel 97 числа, содержащего более 15 знаков, последние цифры заменяются нулями. Данная проблема возникает из-за того, что в Excel 97 максимальная точность представления числа 15 знаков. При записи в ячейку двадцатизначного числа происходит округление до 15 знаков и представление числа в экспоненциальной форме. Увеличить точность представления чисел в Excel 97 нельзя. Однако если не предполагается участие этих чисел в математических операциях, то возможно использование текстового формата, для их хранения. Такое решение подходит, например, для хранения номеров банковских счетов.

Безусловное назначение данным в ячейке текстового типа

MS Excel 2000 производит автоматическую замену на гиперссылки текста, начинающегося со следующих обозначений сетевых ресурсов:

http:// 
www. 
ftp:// 
mailto: 
file:// 
news: 
user@company

Если надо отменить данную автоматическую замену, то используйте в качестве первого символа текста, вводимого в ячейку, символ апострофа ('). В этом случае, Excel воспринимает содержимое ячейки как данные текстового типа и не производит их преобразование. Символ апострофа на экране и на печати не отображается.

Быстрое перемещение и копирование ячеек

Чтобы перетащить ячейку или группу ячеек, нужно её выделить и за ободочек перетащить в нужное место. Нажатая при этом клавиша [Ctrl] позволяет копировать ячейки, а клавиша [Alt] позволяет перенести ячейку на самое крайнее на экране поле (скроллинг блокируется). Кроме того, с нажатым [Alt] можно перенести ячейку на другой лист документа - для этого нужно затащить ячейку на название листа и выбрать на появившемся новом листе нужную ячейку для вставки.

Одновременное заполнение множества ячеек одной и той же информацией

Чрезвычайно эстетичный способ одновременного заполнения множества ячеек Excel одной и той же информацией. Нужно сначала их все выделить (удерживайте [Ctrl] для выделения отдельных групп ячеек), затем, не снимая выделение, ввести нужную информацию (она появится в одной из ячеек) и, по-прежнему не убирая выделение, нажать [Ctrl]+[Enter]. Красота, да и только.

Проведение операций одновременно на всех листах

Для того, чтобы проверить грамматику одновременно во всех листах документа или заполнить определённые ячейки всех листов одной и той же информацией, нужно выделить все листы, щёлкнув правой кнопкой мыши по их заголовкам внизу экрана и выбрав соответствующий пункт меню. После группировки листов, что бы вы ни сделали с любой ячейкой на любом листе, - то же самое произойдёт с одноимёнными ячейками всех остальных листов документа (после окончания операций не забудьте разгруппировать листы, просто нажав на заголовок какого-нибудь из них).

Размножение значений в смежные ячейки

Если мы выделим ячейки, то увидим чёрный квадратик в правом нижнем углу выделения (при выделении целиком столбца квадратик будет в правом верхнем углу, а при выделении строки - в левом нижнем), которым очень удобно пользоваться для целого ряда операций. Потянув мышкой за этот квадратик, можно заполнить смежные ячейки соответствующими значениями. Причём, если в выделенных ячейках содержался текст, то он будет копироваться в соответствующие смежные ячейки, а если был ряд чисел, то он будет продолжен с тем же шагом (например, если в выделенных ячейках было 1,3,5, то при движении мышкой вниз или вправо получим 7,9,11..., а при движении вверх или влево -1,-3,-5...), либо, если шаг ряда не постоянный, он будет продолжен из расчёта линейной аппроксимации (1,3,8 - вниз или вправо: 11,14.5,18..., вверх или влево: -3,-6.5,-10...). Если вам надо, чтобы ряд чисел просто копировался, то удерживайте нажатой клавишу [Ctrl] (отпускайте её после кнопки мыши). Если же удерживать клавишу [Shift], то можно вставлять ячейки рядом с выделенными или удалять выделенные, захватывая их самих.
Если была выделена только одна ячейка и в ней содержалось число, то поведение Excel обратное: без удержания клавиши [Ctrl] - простое копирование, с [Ctrl] - увеличение (уменьшение) на 1 значения в каждой следующей ячейке.

Автоматическое размножение формул в Excel 2000/2002

Когда в одном столбце вводятся какие-то значения аргумента, а в других столбцах вводятся формулы и "размножаются" для всех введённых аргументов, то в Excel 2000/2002 наблюдается такая особенность: если ввести ещё одно значение аргумента под последним значением, то значения формул вычислятся автоматически, как если бы мы их дальше "размножили". Для этого эффекта количество заполненных строк в столбцах должно быть не менее 4. Это может быть удобно, если вы забыли или решили ввести ещё одно значение аргумента и подсчитать для него значения функций.

Быстрое выделение областей ячеек

Когда вы работаете в Excel, данные образуют смысловые группы, напоминающие прямоугольники. Обычно, сверху/снизу, справа/слева они отделены пустыми столбцами и строками от других данных. Эти прямоугольники образуют текущую область. Чтобы выделить эту текущую область, поставьте курсор в любую ячейку в этой области и нажмите [Ctrl]+[Shift]+[8]. Одно нажатие и нужная область выделена!
При нажатии [Ctrl]+[Shift]+[стрелка] будут выделены ячейки, начиная от текущей, в соответствующем стрелке направлении по следующим правилам:
- если ячейка, соседняя в данном направлении с текущей, является непустой, то будут выделены все непустые ячейки до первой пустой в этом направлении;
- если соседняя ячейка пустая, то вместе с текущей ячейкой будут выделены все пустые ячейки до первой непустой и эта непустая ячейка, а если непустых не встретится, то выделение будет до конца строки или столбца.
При нажатии [Ctrl]+[Shift]+[End] будет выделена прямоугольная область, одной вершиной которой является текущая ячейка, а противоположной по диагонали вершиной является ячейка на пересечении последней непустой строки и последнего непустого столбца. Таким образом, мы можем, например, поставив курсор в самую первую ячейку, нажатием трёх клавиш выделить область, захватывающую все непустые ячейки на листе. При нажатии [Ctrl]+[Shift]+[Home] выделяется прямоугольная область от текущей ячейки до начала листа.

Быстрое передвижение по областям ячеек

Когда не все ячейки подряд в строках и столбцах заполнены, то удобно перемещаться по ним с помощью клавиш [Ctrl]+[стрелка]. Тогда переход осуществляется по заполненным ячейкам, перед (или после) которых имеются пустые ячейки. Если же в направлении нажатой стрелки все ячейки пустые или все заполненные, то переход произойдёт на самую первую или последнюю (в этой строке или столбце).

Разворот таблицы на 90 градусов

Иногда возникает необходимость повернуть таблицу на 90 градусов. Т.е. нужно, чтобы строки стали столбцами, а столбцы - строками. Не делать же это и в самом деле вручную! Тем более что таблица может быть совсем и не мелкой. И в этом случае Excel способен быстро решить вашу проблему. Выделите таблицу и скопируйте её. Теперь воспользуйтесь пунктом меню специальная вставка и поставьте флажок "транспонировать". Вот и всё.

Отображение всех формул на экране

Чтобы увидеть введённые формулы, не нужно бегать курсором по ячейкам и смотреть на содержимое каждой. Есть более простой способ вывести все формулы на экран - сочетание клавиш [Ctrl]+[`].

Использование шаблона функции

Для удобного ввода функций, особенно тех, где много аргументов, в Excel 97 можно сразу после набора имени функции нажать комбинацию клавиш [Ctrl]+[Shift]+[A]. После этого в строке ввода формулы появятся наименования всех аргументов данной функции c указанием их типа: число, строка и т.д.
Например, для суммирования диапазона ячеек нужно ввести "=СУММ", а после нажатия вышеуказанной комбинации клавиш название формулы преобразуется в строку вида: "=СУММ(число1;число2;...)". Теперь достаточно отредактировать полученную формулу, заменив наименования аргументов на их требуемые значения.

Подгон ширины столбца под содержимое ячеек

Чтобы подогнать ширину столбца под содержимое ячеек, достаточно дважды щёлкнуть по правой границе заголовка нужного столбца. Эту операцию можно совершить с неограниченным количеством столбцов одновременно, выделив их все.

Закрепление областей

При работе с большими таблицами иногда чувствуешь себя заблудившимся в документе: заголовки колонок остались далеко сверху, а заголовки строк - далеко в стороне (как бы "за кадром"). К счастью, в Excel есть функция "заморозки" заголовков. Для её активизации нужно выделить ячейку и выбрать пункт "Закрепить области" в меню "Окно". После этого слева и сверху от выделенной ячейки все строки и столбцы будут "заморожены" - они будут постоянно присутствовать на экране, в то время как по остальным ячейкам можно свободно осуществлять навигацию.

Предотвращение дальнейших пересчётов формулы

Иногда бывает нужно получить значение формулы, которое бы в дальнейшем автоматически не пересчитывалось. Например, если мы хотим вставить в документ дату и время его создания при помощи функции ТДАТА. Чтобы функция не пересчитывалась при общем пересчёте листа (в том числе в момент его открытия), можно сделать следующее: скопировать эту ячейку и вставить обратно с помощью специальной вставки, указав, что вставлять будем только значение.

Предотвращение печати некоторых ячеек

Если вы хотите, чтобы некоторые ячейки Excel не печатались, а на их месте была девственная пустота - это очень просто сделать. Не нужно использовать инструмент "Скрыть" из меню "Окно", так как в этом случае легко самим забыть, что именно вы скрыли. Попробуйте просто сделать шрифт в этих ячейках белым: "Формат" - "Ячейки...", затем на вкладке "Шрифт" в списке "Цвет" выберите "Белый" - в результате эти ячейки на печати абсолютно не будут просматриваться.

Формат с заданным условием

При задании форматов ячеек можно учесть, в частности, что окончания слов в единственном и множественных числах различны. Условие в формате задаётся с помощью квадратных скобок. Например, формат
[>=5] 0" дней"; [>=2] 0" дня"; 0" день" означает:
- если число в ячейке больше или равно 5, печатать число и текст "дней";
- если число меньше 5, но больше или равно 2, печатать число и текст "дня";
- в остальных случаях печатать число и текст "день".

Расчёты с поиском нужных значений

Если у вас имеются таблицы, например, платежей в разные дни в рублях, а вам требуется пересчитывать их в доллары по курсу на день платежа, то вы можете воспользоваться следующим подходом. Допустим, в столбце A у вас расположены даты платежей, в столбцах B и D - платежи в рублях за данный день.
А в столбцах C и E вы хотите поместить соответствующие величины в долларах по курсу на день платежа. Тогда вы можете создать лист под названием Курс, в столбце A задать даты (с первой строки и подряд без пропусков!), начиная с интересующей (например, с 1.01.99), в столбце B задать курс. И теперь вам будет достаточно ввести в ячейке C1 формулу =B1/ИНДЕКС(Курс!$B:$B;$A1-ДАТАЗНАЧ("31.12.98");1) А затем копировать её в те ячейки, где должны быть показаны платежи в долларах. Например, при копировании этой формулы в ячейку E3 в формуле автоматически будет преобразовано B1 в D3 и $A1 в $A3. В результате платёж в рублях из ячейки D3 будет поделён на курс, взятый с листа Курс из столбца B и строки с номером, определённым как разница между датой платежа из ячейки A3 и 31.12.98, что и соответствует нужной дате, если курсы заданы с 01.01.99. Второй и лучший вариант решения данной задачи - использовать формулу =B1/ПРОСМОТР($A1;Курс!$A:$A;Курс!$B:$B) Тогда даты с курсами могут иметь пропуски, так как если функция ПРОСМОТР не может найти заданного значения (дата из ячейки $A1) в ячейках поиска (столбец A с датами листа Курс), то используется максимальное значение из меньших, чем искомое значение.
В английской версии Excel соответствующие функции называются INDEX, DATAVALUE и LOOKUP.

Шаблоны книги и листа

Если вам приходится создавать однотипные формы документов, то следует один раз создать шаблон документа, а потом уже создавать новые книги Excel на основе данного шаблона. Для этого надо сделать образец книги, в меню "Файл" выбрать команду "Сохранить как", в списке "Тип файла" выбрать "Шаблон (*.xlt)", указать желаемое имя шаблона и нажать кнопку "Сохранить". После этого можно будет открывать этот шаблон, как обычную книгу, заполнять необходимыми данными, а сохраняться новая книга будет как файл с расширением .xls, не изменяя тем самым ваш шаблон.
Если вы хотите, чтобы ваш шаблон использовался для каждого нового документа, то следует файлу шаблона дать имя Книга.xlt и поместить в подкаталог XLStart каталога, где расположен Excel. Такой шаблон книги называется стандартным. Можно также сделать стандартный шаблон листа, который будет определять вид создаваемых новых листов. Для этого надо проделать всё аналогично, только образец должен содержать лишь один лист и имя необходимо дать Лист.xlt. В английской версии Excel имена стандартных книги и листа - Book.xlt и Sheet.xlt.

Удаление личных сведений из файла

Когда вы сохраняете книгу в Excel, то личные данные, такие как имя пользователя, название организации, сохраняются вместе с книгой. Если вы не желаете, чтобы они фигурировали там, то в Excel 2002 можно выполнить следующие действия. В меню "Сервис" выберите пункт "Параметры", в открывшемся окне перейдите на вкладку "Безопасность" и установите флажок "удалять личные сведения из файла при его сохранении".

Взято с computermaster.ru

КомпМастер Сочи compmaster-sochi.ru | Ремонт компьютеров в Сочи | Компьютерная помощь | Компьютерное обслуживание | Обслуживание компьютеров | Установка Windows | Установка Office | Установка антивируса | Установка Skype | Лечение и удаление вирусов | Подключение интернета | Настройка интернета | Обслуживание сетей | Настройка локальных сетей | Восстановление удаленных данных | Восстановление жестких дисков | Заправка картриджей | Ремонт принтеров | Монтаж прокладка сетей | Обслуживание серверов | Настройка и обслуживание мини АТС | Обслуживание POS систем Front Office